Organizzazione

Qui troverete tutto quello che vi serve per organizzare il soggiorno. Sotto Procedimento vi spieghiamo i singoli passi dell’organizzazione e per quanto riguarda le modalità di pagamento troverete tutte le informazioni sotto Prezzi / annullamenti, Pagamento / fatturazione. Se preferite organizzare il viaggio tramite un’agenzia viaggi, se volete prenotare tramite ME-PAT (per le scuole trentine) o se la vostra scuola deve fare un bando – vedete Agenzia viaggi /ME-PAT / Bando. Inoltre qui scoprirete tutto quello che riguarda la responsabilità, la copertura assicurativa e la privacy.

Procedimento

Vi preghiamo di cominciare con l’organizzazione del soggiorno linguistico all’inizio dell’anno scolastico in settembre/ottobre per trovare il luogo e periodo del soggiorno desiderato con un numero approssimativo dei partecipanti.

Se la scuola preferisse lavorare con un’agenzia viaggi, vi preghiamo di comunicarcelo subito perché in tale caso i prossimi passi (preventivo, ecc.) andranno concordati con l’agenzia scelta.

 Una volta ricevute le vostre informazioni, faremo una prenotazione provvisoria per il vostro gruppo e vi spediremo il nostro preventivo.

 Entro Natale vi preghiamo di organizzare una serata per i genitori, raccogliere le iscrizioni e far sì che i genitori versino la caparra alla scuola. In seguito, ci potete comunicare il numero dei ragazzi partecipanti. Naturalmente non è un problema se più tardi si aggiungeranno altri alunni, ma un numero approssimativo dei partecipanti ci permetterà di cominciare con l‘organizzazione della settimana linguistica.

 Una volta ricevuto il numero dei partecipanti più o meno sicuramente, vi manderemo il programma e la conferma.

 L’offerta può essere commissionata all’inizio di gennaio. Dopo l’elaborazione in CONTRACTA ed aver ricevuto il CIG, invieremo una conferma con la prima fattura proforma informativa, la richiesta di un acconto del 40 %, l’elenco dei partecipanti e la Schulbestätigung. Nuove iscrizioni sono possibili solo su richiesta. La scuola è naturalmente libera di organizzare una lista d’attesa, nel caso in cui uno studente non possa frequentare, un altro studente può sostituirlo.

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All’incirca 2 mesi prima dell’arrivo (meta aprile) vi chiediamo di mandarci l’elenco compilato (con tutte le informazioni necessarie come allergie, numero di documento, ecc.), mandarci la “Schulbestätigung” e invieremo alla scuola una seconda fattura proforma informativa per una seconda caparra del 45 %.

Prezzi / Annullamenti

Il prezzo indicato si intende per alunno delle scuole elementari o medie comprensivo di tutte le prestazioni previste nel programma: sistemazione, pensione completa, gite e attività a seconda del programma scelto, corso di tedesco, animatori, tasse e imposte austriache. I nostri prezzi hanno un piccolo range di circa € 10,– – 20,–. Il prezzo esatto è determinato nel preventivo e dipende dal numero di partecipanti e dalla disponibilità degli autobus.

Non è incluso nel nostro prezzo il trasferimento Italia – Austria e ritorno! Attenzione: Se il gruppo vuole fare una visita durante il viaggio di ritorno, il pullman italiano dev’essere prenotato per tutta la giornata e deve avere dei posti disponibili per i nostri accompagnatori!

Non è incluso un’assicurazione viaggio (per informazioni più dettagliate vedete Copertura assicurativa.)

Prezzo insegnanti accompagnatori: Per 1 insegnante ogni 15 alunni per gruppo il soggiorno è gratis. Per ogni insegnante in più vi mettiamo in conto la pensione completa: € 50,– a persona per notte, ad esempio € 250,– per un insegnante aggiuntivo per un soggiorno di 5 notti. Non possiamo garantire stanze singole per tutti gli insegnanti accompagnatori (vedi Camere, …).

Per annullamenti dopo aver ricevuto l’elenco, ci riserviamo il diritto di trattenere la caparra confirmatoria a titolo di penale. Questo avverrà solo se le rinunce dei partecipanti comportano conseguenze significative per quanto riguarda l’organizzazione del gruppo (capacità dei pullman, numero di animatori, ecc.). Non sarebbe un problema se, per esempio, uno o due ragazzi si ammalassero all’ultimo momento e non potessero più partire – in questo caso verrebbe restituita la caparra. In caso di partenza anticipata per motivi di malattia o infortunio di un partecipante, purtroppo non possiamo offrire un rimborso dei costi.

Pagamento / Fatturazione

Il pagamento avverrà in 3 tranches:
 – La prima tranche coprirà il 45 % della somma totale dopo aver ricevuto l’elenco.
 – All’incirca 2 mesi prima dell’arrivo vi chiediamo la seconda caparra del 45 %.
 – Dopo la partenza del gruppo vi invieremo la fattura definitiva. L’ultima tranche verrà erogata entro 15 giorni dal ricevimento dell’ultima fattura relativa.

Fattura elettronica: In & Aut è una società con sede in Austria; quindi, purtroppo non è possibile per noi emettere una fattura elettronica. Ai sensi del decreto 3 aprile 2013, n. 55 società estere sono esentate da tale obbligo. Vi chiediamo di chiarire questo con la persona responsabile. Potreste sempre stampare la nostra fattura (in formato PDF) e registrarla come bonifico.

Prenotazione/ Organizzazione/ CONTRACTA

La maggior parte delle scuole lavora con noi direttamente. Se una scuola preferisse organizzare il soggiorno tramite un’agenzia viaggi italiana, possiamo consigliarvi alcune agenzie in Trentino / Veneto con cui collaboriamo molto bene da anni. 

L’organizzazione tramite un’agenzia viaggi in Italia significa per la scuola: può essere emessa una fattura elettronica, l’agenzia organizza il transfer Italia-Austria-Italia, avete un contatto diretto in Italia, l’assicurazione viaggi è inclusa (a secondo dell’offerta), ecc. Significa anche che i genitori pagheranno un prezzo più alto di quello indicato sul nostro sito per il soggiorno linguistico.

Quindi, preghiamo le scuole di decidere già prima di dare il via all’organizzazione (preventivo, serata genitori, ecc.) se lavorare con noi direttamente o con un’agenzia viaggi in Italia.

 Contracta: Siamo registrati sulla piattaforma CONTRACA (agenzia viaggi – Markus Kuenzer) e possiamo elaborare l’ordine lì. Non appena i dettagli del soggiorno sono stati chiariti, il programma è stato finalizzato e il numero di partecipanti è stato determinato, chiediamo alla scuola di inviarci una richiesta d’offerta tramite CONTRACTA. In questo modo potremo chiarire tutte le formalità e, non appena il contratto sarà concluso, avremo il CIG con il quale potremo inviare la fattura per riscuotere il primo acconto.

Se la scuola fosse costretta a ordinare tramite la piattaforma MEPA, vorremmo chiedere la vostra comprensione per il fatto che non possiamo registrarci lì per motivi organizzativi e tecnici. In questo caso, vi preghiamo di contattare un’agenzia di viaggi, che poi contatterà noi.

Responsabilità

Ogni anno vengono ca. 2.000 ragazzi da noi per vivere l’esperienza del soggiorno linguistico e, naturalmente, siamo consapevoli della responsabilità che ci assumiamo. Faremo di tutto per garantire la massima sicurezza dei ragazzi: Gli animatori e gli insegnanti saranno presenti 24 ore su 24 per tutto il soggiorno. All’inizio del soggiorno spiegheremo le regole della casa e le regole di comportamento per il soggiorno. Nelle varie attività segnaleremo sempre gli eventuali rischi (in piscina, in montagna, ecc.).

Comunque, non è possibile controllare sempre tutti i ragazzi – a volte avranno anche del tempo libero che passeranno da soli o con i loro amici, ai cibi devono apparecchiare e sparecchiare il tavolo e portare i piatti dalla cucina alla sala di pranzo – e quindi è praticamente impossibile proteggere tutti i ragazzi sempre da ogni pericolo ed evitare ogni possibile incidente o ferita.

I ragazzi sono tenuti a collaborare e ad attenersi alle regole stabilite in modo da garantire la sicurezza propria e degli altri. Vi garantiamo di svolgere le attività nella massima sicurezza e sotto stretta sorveglianza, ma, in caso di incidenti o infortuni alla persona o perdita o danni a beni o oggetti personali, decliniamo ogni responsabilità (Si consiglia di non portare oggetti di valore!).

Eventuali danni agli alloggi/arredi/materiali ecc. sono di responsabilità della persona che li ha causati.

Copertura assicurativa

I casi più frequenti che possono avvenire durante la settimana linguistica sono:

 – Rinunce di singoli partecipanti per malattia:
    in questo caso siamo sempre disponibili ad accettare annullamenti di singoli senza addebiti (vedi “Prezzi / annullamenti”)
 – Necessità di intervento medico (non privato) o ospedaliero: entrambi coperti dalla tessera sanitaria europea, che gli alunni devono portare con sé.
 – Necessità di trasporto in ospedale con l’ambulanza (su indicazione medica): anche questo servizio è coperto dalla tessera sanitaria europea.

Rischi non coperti:

 – Assistenza medica privata: dev’essere pagata direttamente dal paziente, una parte verrà rimborsata in seguito dall’assicurazione in Italia
 – Elisoccorso: La Wildschönau è un altopiano e i servizi di soccorso ci mettono più tempo ad arrivare. In caso di emergenza si può quindi richiedere l’intervento dell’elicottero, che eventualmente non è a carico dell’assicurazione. Pertanto, si prega di verificare se il volo in elicottero è incluso nell’assicurazione dei genitori.
 – Trasporto in Italia con l’ambulanza
 – Assicurazione di responsabilità civile: danni a terzi o a beni durante il soggiorno sono da pagare dall’attore o dalla assicurazione di responsabilità civile dello stesso.

Per questi rischi esistono assicurazioni tramite carte di credito, club automobilistici, assicurazioni private dei genitori o tramite le scuole. Il nostro pacchetto non prevede tali coperture per motivi organizzativi, di costi, e perché molti genitori sono già assicurati privatamente (responsabilità civile per tutta la famiglia, club automobilistico che copre elisoccorso ecc.).

Riteniamo che per un’istituzione scolastica, già assicurata tramite una compagnia, perciò in possesso dei dati dei partecipanti, sia più semplice e meno oneroso estendere la copertura assicurativa anche a tali casi.

La decisione di stipulare un’assicurazione viaggio spetta alle scuole e/o ai genitori.

Privacy

Il responsabile del trattamento dei dati personali è “In&Aut Markus Kuenzer”, sede legale presso Felix Mitterer Weg 2, 6410 Telfs – Austria.

Quando prenotate un soggiorno linguistico con In&Aut, vi chiediamo solo i dati personali di cui abbiamo bisogno per la prenotazione e l’organizzazione del soggiorno.

Per poter organizzare il soggiorno dobbiamo comunicare i dati personali ai fornitori di servizi di viaggio interessati come, ad esempio, l’hotel/la pensione prenotato/a, che deve registrare il gruppo per il periodo del soggiorno, o la compagnia pullman che deve operare il viaggio, ecc.

Conserviamo i dati personali finché abbiamo l’obbligo legale in relazione ai servizi che forniamo.